We onderscheiden een aantal mails die automatisch door ons systeem worden gegenereerd:

• Shops die nog open staan": deze mail wordt regelmatig verstuurd om je er op te wijzen dat je shops hebt geaccepteerd waarvan de uiterste bezoekdatum begint te naderen. Het is voor ons van groot belang dat alle shops worden bezocht binnen de afgesproken periode.
• Rapport te verbeteren": deze mail krijg je indien één van onze quality checkers vragen en/of opmerkingen over jouw bezoekrapport heeft. We verzoeken je dan opnieuw in te loggen en de betreffende onduidelijkheden of tekortkomingen te verbeteren.

Eens per week maken wij de betalingsoverzichten aan van alle mensen die hun bezoeken hebben afgelegd. Die betalingsoverzicht staat op jouw pagina onder de rubriek "vergoedingen". De datum die bij de betalingsoverzicht staat is de datum waarop wij deze hebben aangemaakt. De betaling zelf geschiedt 4 tot 5 weken na de aanmaak datum. Indien je na deze periode nog geen betaling hebt ontvangen mag je altijd contact met ons opnemen.

De briefing geeft je informatie over het winkelbezoek. De briefing is gemaakt in PDF formaat. Dat wil zeggen dat je voor het lezen van de briefing Acrobat Reader nodig hebt. Als je dat niet op je PC hebt staan kan je dat even downloaden. Het is gratis software die je van internet kunt halen. In de briefing staan duidelijk zaken over de tijdstippen en dagen dat je de winkel mag bezoeken, welk scenario je moet volgen. Het niet volgen van de briefing heeft tot gevolg dat het rapport niet geldig is. Onze klant heeft aangegeven hoe men de bezoeken wil hebben en welke initiatieven wij wel of niet moeten nemen in de winkel. Lees bij elk nieuw bezoek de briefing door en ga er nooit van uit dat die wel hetzelfde zal zijn als de vorige keer.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de belastingaangifte aan het einde van het jaar. Daarvoor tel je alle betalingsoverzichten bij elkaar op. Wij verstrekken geen jaaropgave. Via onze accountant geven wij wel door aan de belastingdienst aan wie wij welke bedragen hebben overgemaakt.

In de code of conduct staan een aantal spelregels die we graag onderling afspreken. Vooral belangrijk zijn de afspraken die gaan over de waarheidsgehalte van de bezoekrapporten. Rapporten die niet op waarheid berusten of bezoeken die helemaal niet hebben plaatsgevonden kunnen ons bedrijf enorme schade toebrengen. Met het accepteren van de code of conduct geef je aan op de hoogte te zijn van het belang van rapporten die op waarheid zijn gebaseerd en het feit dat bezoeken echt moeten worden afgelegd en niet gesimuleerd mogen worden.

• Artikel 1 : Gesimuleerde bezoeken of bezoeken die niet zijn uitgevoerd en waarvan de redenen bij Multi-Value niet bekend zijn, brengen Multi-Value in diskrediet bij haar opdrachtgevers. Alle financiële gevolgen, direct of indirect zullen worden verhaald bij de veroorzaker hiervan.
• Artikel 2 : Alle rapporten die naar aanleiding van uw bezoek gemaakt worden, dienen een weergave te zijn van het bezoek zoals u dat ervaren heeft. De bezoeken dienen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te worden gerapporteerd.
• Artikel 3 : Rapporten die bewust niet een weergave zijn van het bezoek of zelfs een bezoek simuleren dat nooit heeft plaatsgevonden, worden door Multi-Value gezien als valsheid in geschrifte en als zodanig ook behandeld. Alle financiële gevolgen direct of indirect zullen worden verhaald op de veroorzaker hiervan.
• Artikel 4 : Het is verboden, hetzij gedurende de werkzaamheden, hetzij na beëindiging hiervan, op enigerlei wijze aan derden inhoudelijke mededelingen te doen betreffende de observatie activiteiten of daarmee verband houdende bevindingen.
• Artikel 5 : De mystery shopper kent geen werknemers van de te bezoeken klant of is niet zelf werkzaam bij de te bezoeken klant.
• Artikel 6 : De mystery shopper werkt niet voor een van de concurrenten van de te bezoeken klant.

Indien je aangegeven hebt dat je gaat factureren neem dan, voor de procedure, eerst contact met ons op.

Het spreekt voor zich dat de inhoud van de verslagen vertrouwelijk zijn. We willen dan ook niet dat gedetailleerde gegevens over de bezoeken zoals jij die hebt meegemaakt naar buiten komen. Uiteraard mag je best enthousiast zijn over hetgeen je doet. Ook is het altijd leuk om te horen dat je in het algemeen positief verrast bent over een bepaalde keten die je hebt bezocht. Negatieve ervaringen hou je echter voor jezelf en het rapport. Dat is iets tussen jou, Multi-Value en de klant. Zie artikel 4 van de Code of Conduct.

Indien je voorziet dat je jouw geaccepteerde shops niet kunt doen door omstandigheden, geef dat zo snel mogelijk aan ons door. We kunnen dan samen naar een oplossing zoeken. Een telefoontje of e-mail is voldoende om aan te geven dat er iets moet worden geregeld. Wacht ook niet tot de laatste dag om te gaan shoppen.

In de grijze balk boven de winkelnamen en adressen van de te bezoeken winkels heb je volgende informatie: De naam van de keten waarvoor we het onderzoek doen. Je kunt dan zien wat voor een soort winkel het is alsook de begin- en einddatum van het onderzoek. Overschrijden van deze periode mag absoluut niet.
De briefing tref je helemaal rechts aan met het icoontje:

Inloggen doe je met je voornaam, familienaam en wachtwoord. Als wachtwoord gebruik je altijd jouw Rijksregisternummer (voor België) of jouw Burger servicenummer (Nederland) op het moment dat je dat ook hebt ingevuld. Zolang je geen sofi-nummer of rijksregisternummer hebt ingevuld is jouw e-mailadres gelijk aan het wachtwoord. Om te kunnen inloggen moet je ervoor zorgen dat je de beveiliging van je PC zo hebt staan dat je cookies kunt ontvangen. Staat je beveiliging te hoog, dan zal je niet kunnen inloggen op je persoonlijke pagina van onze website. De website werkt het beste met Microsoft Internet Explorer. Indien je een andere browser gebruikt, kan het zijn dat je functies mist waardoor je niet goed met onze website kunt werken. Indien je jouw wachtwoord bent vergeten, laat het ons dan even weten. We zoeken het graag voor je op.

Dit icoontje betekent dat er een rapport klaar staat dat ingevuld moet worden.


Hierachter zit de in te vullen vragenlijst. Klik op het icoontje om de vragenlijst te openen en te vullen.


Hierachter zit de printversie van de vragenlijst. Klik op het icoontje om deze versie te openen. Print deze uit op je eigen printer. Bekijk de printinstellingen goed. Vaak is het mogelijk om 2 pagina's op 1 blad te printen. De bespaart je een hoop papier.


Dit icoontje geeft aan dat het bezoek bij de quality checker staat te wachten om na gekeken te worden.


Dit icoontje, voorzien van een opmerking of vraag van de quality-checker, geeft aan dat het rapport niet goed was en dat er nog iets aan moet worden verbeterd of toegevoegd.


Dit icoontje geeft aan dat het verbeterde rapport voor de 2e keer bij de quality checker staat om nagekeken te worden.


Dit icoontje betekent dat het rapport is goedgekeurd door de quality checker.


Dit icoontje is de briefing.

Je kan met ons communiceren via de telefoon of e-mail. Opmerkingen of vragen die voor onze eigen mensen op kantoor bedoeld zijn mogen nooit in een bezoekrapport terechtkomen. Bezoekrapporten zijn voor onze klanten en komen niet bij ons terecht. Wil je dus iets aan ons kwijt pak dan de telefoon of schrijf een e-mail.

Telefoon Nederland:	+31 (0)402013328
Telefoon België:	+32 (0)32121515
Of e-mailen naar:	operations@multi-value.com

Postadres Nederland
Multi-Value BV
Postbus 77
2680 AB MONSTER

Alleen voor retour zenden aankopen:
Multi-Value BV
Antwoordnummer 10108
2680 WB MONSTER

Postadres
Multi-Value BVBA
Eiermarkt 13-17
2000 Antwerpen

Alleen voor retour zenden aankopen:
Multi-Value BVBA
Antwoordnummer 2000/30
2000 Antwerpen

Alle rapporten worden nagelezen door quality checkers die het rapport controleren. Op die manier proberen we de kwaliteit van de rapporten hoog te houden. De quality checkers sturen rapporten terug als zij daar nog vragen en of opmerkingen over hebben. Pas als de quality checker jouw rapport heeft goedgekeurd is het klaar voor verwerking in onze database. De quality checkers geven extra goede en slechte rapporten aan ons door. Wij zullen daarop actie ondernemen.

Gedurende de sessietijd staat de verbinding met onze server open en kan je rapporten invoeren. Indien je over die sessietijd heen gaat, zal de verbinding worden verbroken en ben je de ingevoerde gegevens kwijt. De sessietijd staat nu ruim ingesteld op 1 uur.

Meestal is de oorzaak dat er bij één van de vragen geen antwoord staat ingevuld. Dat kan bij een meerkeuze vraag zijn maar ook bij een open vraag. Scroll door de hele vragenlijst en controleer goed of overal een antwoord is aangeklikt bij de meerkeuzevragen. (indien een bepaalde vraag niet werd ingevuld, zal dit in het rood aangeduid zijn). Bij de open vragen moet altijd iets staan. Dat kan een punt, een komma of "nvt" zijn maar er moet echt iets staan. Als overal iets staat zal de submit knop werken. Daarna zal je altijd de vraag krijgen: "Are you sure". Deze staat dan bovenaan de pagina. Krijg je die niet dan heb je ergens een vraag niet beantwoord.

Op de startpagina van onze website kan je de keuze maken in welke taal je de website wilt lezen. In de grijze balk bovenaan de website kan je rechts een dropdown openen om de juiste taal te kiezen.

Indien er aankopen moeten worden terug gestuurd dan doe je dat naar ons antwoordnummer:
Voor Nederland is dat:
Multi-Value BV
Antwoordnummer 10108
2680 WB MONSTER


Voor België is dat:
Multi-Value BVBA
Antwoordnummer 2000/30
2000 Antwerpen

Zorg ervoor dat je het kledingstuk in de winkeltas hebt zitten met daarin ook de kassabon. Doe het geheel in een doos en stuur het naar een van de bovenstaande adressen. Vergeet niet op de doos de afzender te vermelden. Indien je een artikel naar ons antwoordnummer stuurt, moet je nooit iets betalen voor de verzending hiervan.

Soms kan het voorkomen dat je een rapport probeert op te slaan en je op dat moment een beeldscherm te zien krijgt met de mededeling dat er een ERROR is. Als je dan met de knop "pagina terug <-" terug gaat naar de vorige pagina en het een aantal seconden later nog eens probeert, zal het waarschijnlijk wel gaan. Probeer het eventueel nog eens als ook dan de ERROR verschijnt. Het kan te maken hebben met een piekbelasting van de server die enkele seconden/minuten erna over is. Door te werken met de knop "pagina terug <-" raak jij je gegevens niet kwijt.

• Het rapport is een objectief verslag van een observatie. Het is geen oordeel of veroordeling. Het is een spiegel waarin de ondernemer of shopmanager kan kijken. Het geeft weer wat er in de winkel is gebeurd tijdens het bezoek zonder daar een waarde oordeel over te geven. Trek dan ook zelf geen conclusies en doe geen veronderstellingen. De interpretatie van de feiten laten we aan de eigenaar of shopmanager over.
• Het rapport gaat één op één door naar de eigenaar of shopmanager. Wat jij schrijft leest men dus in de winkel. Schrijf motiverend en in positieve bewoordingen: Het glas is half vol in plaats van half leeg.
• Vul je papieren versie van het rapport meteen na het bezoek in. Doe het in de auto of zoek een plek waar je even rustig kunt zitten. Alleen dan kan je details nog goed beschrijven. Wacht niet tot je 2 of 3 winkels hebt bezocht, dan lukt het niet meer.
• Vul het rapport binnen 24 uur in op het internet. Dan heb je de details nog vaak in je hoofd om zo toch extra informatie te geven.
• Vul bij de datum en tijd in welke dag je bent geweest en welk tijdstip je de winkel bent ingegaan.
• Geef bij de open vragen voldoende informatie. Schrijf korte zinnen zodat het makkelijk is te lezen. Schrijf verhalend in plaats van het herhalen van een conversatie. Dus niet: Toen zei de medewerkster: "ik ga het halen". Daarna zei ik: "ja graag". Maar: Toen de medewerkster aangaf het artikel voor mij te gaan halen bevestigde ik dat ik dit graag zou willen.
• Houd je altijd aan het scenario en beschrijf bij de open vragen hoe dat ging. Alle items uit het scenario moeten aan bod komen, dus zowel de te passen kleding als de te zoeken tafel. Indien men je vraagt om een oogtest te doen dan moet je daar ook over schrijven. Het scenario in de briefing moet te allen tijde worden gevolgd.
• Kijk je rapport na op tegenstrijdigheden. Kloppen de open vragen wel met de antwoorden op de meerkeuze vragen? Zorg ervoor dat je minder positieve antwoorden altijd toelicht bij één van de open vragen. Maak op je papieren versie reeds een aantekening als je een vraag op minder positief zet. Zo vergeet je niet deze toe te lichten.
• Vermijdt telegramstijl. Ten eerste is het niet leuk om te lezen en ten tweede kunnen we met weinig of onvolledige informatie geen toegevoegde waarde leveren. Let er op dat je leestekens gebruikt. Schrijf hele zinnen die beginnen met een hoofdletter en eindigen met een punt.
• Geen beledigingen of negatieve verhalen schrijven. Benader alles positief. Verplaats je eens in de persoon die het leest. Houd je deze spiegel voor en laat je zien wat er is gebeurd of geef je een waardeoordeel en sabel je iemand neer? Een rapport moet motiverend zijn. Benader het op die manier.
• Geef alleen een persoonlijke mening als we daar in een open vraag om vragen. Voor het overige vragen we je om objectief weer te geven wat je hebt meegemaakt.
• Zie elk bezoek als een unieke ervaring en maak geen vergelijkingen met andere winkels of andere momenten dat je dezelfde winkel hebt bezocht.

Indien je niet meer wenst te shoppen, en je jezelf wilt uitloggen let er dan op dat je geen winkels meer in voorstelfase hebt staan of al geaccepteerd hebt of dat er geen bezoekrapporten van jou nog bij de quality-checker staan. Dit geldt ook voor het geval je nog geld van ons moet krijgen. Maak eerst alles netjes af en schrijf je pas uit als alle zaken goed zijn afgehandeld.

Je ontvangt een vaste vergoeding voor het rapport. Deze vergoeding wordt direct door Multi-Value aan jou uitbetaald dus zonder tussenkomst van een tussenpersoon. Er is geen sprake van een loondienst verband of werkgever-werknemers verhouding. Je dient zelf zorg te dragen voor de belastingaangifte. Multi-Value levert 1 x per jaar gegevens aan de belastingdienst aan met een overzicht van de betaalde vergoedingen. Voor België geldt: Tot een bijverdienste van ongeveer +/- 1 177,31 Euro per jaar dienen er geen bijdragen sociale zekerheid betaald te worden.

Alle wijzigingen die betrekking hebben op jouw persoonlijke situatie dien je zelf aan te passen op je persoonlijke pagina op het internet.

Lees de briefing en de vragenlijst die je moet invullen na de shop nog eens goed na. Als je daarna nog vragen hebt, mag je ons contacteren.

Vraag hen te verduidelijken wat ze bedoelen en verklaar dat je onbekend bent met de term. Ontken dat je een mystery shopper bent en maak het bezoek gewoon op een natuurlijke manier af. Je mag nooit zeggen dat je een mystery shopper bent. Je moet elke shop afhandelen alsof je een echte potentiële klant bent.